برای اينکه از اتلاف وقت , صرف هزينه و آمد و رفت اضافی متقاضی جلوگيری شود ضرورت دارد تا هنگام دريافت عکس (صرف نظر از نوع و تعداد) موارد ذيل کاملاٌ مورد توجه قرار گيرند:

1 – جديد باشد
2 – تمام رخ باشد به نحوی که قرص صورت بطور کامل مشخص باشد
3 – دارای زمينه کاملا روشن باشد به صورتی که پس از ممهور نمودن , مهر مربوطه خوانا باشد
4 – پشت عکسها حاوی مشخصات سجلی صاحب عکس (نام , نام خانوادگی , نام پدر , شماره شناسنامه , محل صدور و تاريخ تولد) باشد
5 – عکس آقايان با لباس يقه دار ، موهای مرتب و بدون کلاه , عينک , شال گردن, گوشواره ، گردن بند و ... باشد
6 – عکس خانمها (بالاتر از 9 سال سن) با حجاب کامل اسلامی (چادر , مقنعه بدون چانه يا روسری غير سفيد) و البته بدون کلاه ، عينک و آرايش (مشخص بودن علايم ظاهری صورت) باشد
7 - افراد نابينا از قاعده عينک مستثنی هستند
8 – عکس بزرگتر از اندازه ( 4*6 ) قابل پذيرش نمی باشد
9- عکسهای قديمی و يا خانوادگی برای انجام امور کنسولی مورد قبول نمی باشند
10- عکسهای ارايه شده برای انجام هر اقدام می بايست مشابه (از يک کليشه)بوده و از دريافت عکسهای متفاوت و يا مختلف خودداری نمود
11- عکسهای مربوط به امور نظام وظيفه تابع شرايط اعلام شده از سوی سازمان نظام وظيفه مندرج در بخشنامه ها ، اطلاعيه ها و ... ارسالی از مرکز می باشد
12- عکسهای دارای زمينه تيره و يا دارای کاغذی که مهر (ژلاتينی) روی آن باقی نمانده يا محو شود ، برای انجام امور قابل پذيرش نمی باشند